SIOEQ92009: Lectura 2

viernes, 6 de marzo de 2009

Lectura 2

Introducción a los Sistemas Empresariales

Introducción

En el siguiente resumen, se presentan brevemente algunos conceptos relacionados con la integración de sistemas en las empresas y los retos que se tienen que vencer en el proceso. Se analizan algunos aspectos de motivación al cambio en las organizaciones.
Después, se presentan algunos de los obstáculos con los que se enfrentan las compañías al iniciar un proceso de integración de sistemas de información y la importancia de éstos, como los relacionados con las personas, los procesos y las tecnologías.

De la misma manera, se exponen los beneficios tangibles e intangibles que se presentaran en el futuro de la empresa al contar con un Sistema Integrado o Sistema Empresarial y se concluye con la presentación de dos ejemplos de industrias que llevaron a cabo el proceso de integración, sin embargo una de éstas alcanzó el éxito y la otra no.

Resumen

Parte I. Introducción a los Sistemas Empresariales.

Capítulo 1. Sistemas de información, Organizaciones e Integración.

El término Sistema de Información, ha sido utilizado de diversas formas, aunque son comúnmente asociados con computadoras, los sistemas de información son más que eso.
Una diferencia entre los sistemas de información y las tecnologías de información, es que los primeros se refieren a aplicaciones, programas, software y datos ligados a especificas situaciones en la organización; mientras que las tecnologías de información son los recursos tecnológicos disponibles en la organización, ya sea hardware, software, redes, bases de datos, etc.
Esta distinción nos muestra a las tecnologías de información como el conjunto de recursos utilizados para apoyar al recurso humano en las actividades realizadas en la organización, también conocidas como Procesos Organizacionales.
Un sistema de información es una interacción única de los recursos de tecnologías de información y los procesos organizacionales, donde los primeros, mediante la información que generan, son un apoyo para los segundos.
Esto enfatiza la unión existente entre los procesos y la tecnología, pues los sistemas de información son más que tecnología, también implican a la actividad humana. Esto puede representarse en 3 capas:

1. Procesos organizacionales, que representan las actividades sustentadas por los
2. Sistemas de Información, los cuales generan la información necesaria para los procesos utilizando
3. Recursos tecnológicos para almacenar, transformar y transmitir dicha información.
Los procesos de recursos humanos son apoyados por las aplicaciones de tecnologías de información en una unión llamada Sistemas de Información de Recursos Humanos.

¿Qué es una organización?
Una organización es un grupo de personas involucradas en actividades con un mismo propósito, que se extienden con el tiempo.
Es un grupo, pues no puede existir con una sola persona y siguen un mismo propósito, ya que la organización es definida por el fin que persigue, ya sea de utilidades, servicios a la comunidad, etc. Y se extiende por el tiempo pues debe haber continuidad para que tenga un sentido su existencia.
La organización se compone por personas, procesos y estructuras. Los procesos son un conjunto de actividades específicas y ordenadas en un determinado tiempo y lugar, con un principio y un fin y dónde se identifican claramente las entradas y salidas. Las estructuras se definen como las bases de coordinación y control en la organización.
En el ambiente que rodea a las organizaciones, se encuentran muchas entidades involucradas que pueden influenciarla directa o indirectamente como los proveedores, clientes, asociados, organismos reguladores e inversionistas.
¿Qué es integración?
Integración adicionar diferentes partes hasta formar un todo. En el caso de integración de sistemas de información, es añadir sistemas de información aislados con el propósito de crear un solo sistema completo para la organización llamado Enterprisewide Information System o Sistema Empresarial.
Los sistemas de información integrales se logran mediante software de Planeación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning ERP). Estas herramientas forman la base de la integración de los sistemas de información, sin embargo no funcionan por sí solas, es necesaria la combinación de innovaciones tanto técnicas como en los procesos organizacionales.
En el nivel de procesos organizacionales, se requiere la simplificación y canalización de éstos usando técnicas de reingeniería de procesos y rediseño de flujos de trabajo.
Modelo de Sistemas de Información en las organizaciones
La siguiente figura combina la representación de los sistemas de información con la de la organización y su ambiente. Los sistemas de información unen las tecnologías de información con los procesos organizacionales y son ilustrados jerárquicamente para indicar los diferentes niveles de control y los sistemas de información necesarios para soportarlos.
La mayoría de los sistemas de información residen en los límites de la organización, debido a que no son controlados directamente por ésta, como los recursos de datos públicos, servicios externos e Internet.
El estudio de los Sistemas Empresariales es importante realizarlo tanto de manera intrínseca como extrínseca, ya que son el núcleo de la organización computacional de la organización y también brindan información a los procesos críticos de los que depende el éxito de la organización.
Por su amplio diseño, los Sistemas Empresariales abarcan todos los sistemas de información de la organización y representan un cambio en cómo éstos son utilizados en la empresa. Por lo cual se han convertido en un fenómeno que no sólo aplica para grandes empresas y corporativos.
Debido a la complejidad de los Sistemas Empresariales, y la dependencia que generan a las organizaciones dado a que el éxito de éstas depende de su correcto funcionamiento, se necesitan sofisticadas habilidades para administrar dichos sistemas y requieren de los mejores profesionales en cómputo.

Capítulo 3. El reto de la integración.

Integrar sistemas de información en las grandes empresas no es una tarea fácil. Es bastante difícil el involucrar factores que oscilan desde alta tecnología hasta alto tacto. Es bastante costoso y expone por un gran período a los riesgos financieros porque consume mucho tiempo y recursos.

Motivación a la integración.

Llevar a cabo la integración de sistemas de información a lo largo de la empresa involucra muchos riesgos. Cuando una compañía está considerando dicho proyecto, deben haber importantes razones que contrarresten los riesgos.
Hay 2 categorías dentro de los factores de motivación para la integración de una empresa. La primera es que la empresa debe decidir la integración por la preocupación de sus operaciones, incluyendo los procesos internos y externos. La segunda es que existen diversas de razones técnicas para realizar la integración.
La integración empresarial es una posible solución a una infinidad de problemas con los procesos organizacionales. Uno de ellos es la reducción de costos, ya sea en inventario, personal, producción, y ver la integración como un medio de reducirlos sin afectar la calidad. Asimismo, es percibida como un medio para canalizar los procesos y hacerlos más efectivos.
Además, los sistemas empresariales son un vehículo para incrementar la competitividad, aumentar la responsabilidad de los clientes y crear planes estratégicos.
Muchos otros aspectos técnicos son considerados motivadores a la integración, entre ellos la complejidad de administrar sistemas dispersos y la organización de la información en términos de calidad y visibilidad. Finalmente, el cambio está frecuentemente relacionado con sistemas de información previos que se encuentran obsoletos o muestran poca probabilidad de crecer.

Obstáculos para alcanzar la integración de sistemas.

A pesar de los numerosos factores motivacionales, la mayoría de las empresas reconocen que pueden aparecer muchos obstáculos. Y éstos se pueden dividir en 3 grandes categorías: obstáculos relacionados con las personas, obstáculos relacionados con los procesos y obstáculos relacionados con la tecnología.

De éstas 3 categorías, la más preocupante de los problemas del personal, el Director y en general los obstáculos relacionados con personas, son cambios en la administración. Para administrar adecuadamente un cambio a sistemas integrados, los problemas relacionados con el personal se extienden a las capacidades de los recursos humanos, las del equipo del proyecto y la habilidad de adecuar los recursos de entrenamiento. La prioridad es la localización de los recursos en general y es una preocupación que se asocia con el apoyo del recurso humano o con la falta de éste.
Los obstáculos relacionados con procesos y tecnología, aunque son menos críticos que los de las personas, siguen siendo significativos y tienen que ser superados para alcanzar una integración exitosa.
Una mala administración, una inadecuada reingeniería organizacional de los procesos y unos planes de transición de procesos pobres y mal planeados, son ejemplos de obstáculos relacionados con procesos. Una inadecuada funcionalidad de los sistemas integrados, debilidades las aplicaciones y dificultades con la actualización y mejora de los sistemas, son ejemplos de obstáculos relacionados con la tecnología.

Beneficios de los Sistemas Integrados.

Los beneficios reales que recibe una organización de la integración, no son necesariamente congruentes con los factores que motivaron el proyecto en primer lugar. Muchos de éstos son tangibles y se pueden medir en términos financieros, mientras que otros son intangibles pero son igual de importantes para el éxito de la organización.
Entre los beneficios tangibles esta la reducción de costos, sobre todo en la reducción de inventarios y de personal. Los recursos de tecnologías de información pueden ser reducidos pero en una pequeña cantidad y esa es anticipada desde que se evalúan los sistemas utilizados por la empresa antes de la integración.
Por mucho, el beneficio más grande es la mejora de la disponibilidad de la información y el aumento de su visibilidad a lo largo de toda la empresa, lo cual permite a los administradores y directivos una toma de decisiones basada en información veraz y en corto tiempo.
Otro beneficio es la adición de nuevos procesos y el mejoramiento de los existentes, así como aumentar la responsabilidad para con los clientes y el establecimiento de estándares de recursos de información en toda la empresa y la flexibilidad que éstos proveen.

Ejemplo 1.
Un cuarto de suerte para sus competidores.

Se pueden imaginar, sólo unos días antes de Halloween, salir a comprar para sus pequeños fantasmitas o princesitas que saldrán a tocar a las casa a pedir dulces, y que no haya chocolates Hershey’s en las tiendas?. No M&M’s, no Kit Kats, no mini Hershey’s cookies & cream para dar a los niños que vengan a pedir.
En otoño de 1999, Hershey Foods Corporation se hundió en el departamento de logística, distribución y ventas cuando se embarco en un proyecto de Planeación de Recursos Empresariales (ERP), justo unos meses antes de que las tiendas comenzaran a ordenar los pedidos de dulces para el día de venta de dulces más grande del año, causando a la compañía una pérdida del 19% de las ventas, es decir, un cuarto del total de las ganancias de ese año.
Los sistemas de información que integraban componentes como una aplicación SAP AG’s R/3, Sistemas Siebel y Grupo Manugistics, fue supuestamente automatizada y modernizada para ordenar y embarcar pedidos en la compañía de dulces, lo cual reportaba una utilidad de $4 billones de dólares al año. Instalar éste sistema, iba a ayudar a Hershey’s a enfocarse en su negocio de dulces después de que hubiera vendido algunos de sus productos a otros productores.
El proyecto incluía la instalación de 5000 computadoras personales, redes con hubs, servidores, y software especial diseñado para mejorar cada aspecto de la producción dentro de la compañía, distribución y ventas de dulces.

A pesar de la complejidad de los sistemas y del plan inicial para instalar el sistema integrado a lo largo de 4 años, Hershey’s concentro el tiempo en un plan de 30 meses, utilizando la explosión de la instalación de sistemas. Además, la compañía estaba operando con 3 meses de retraso, con computadoras que todavía no estaban instaladas y operando a mediados de Julio.
Cuando existía cierta confusión al tener que utilizar 3 sistemas distintos al mismo tiempo, los analistas explicaron la caída como resultado de que el proyecto debió haber sido autorizado para un período de 4 años de implementación.
Mientras la empresa esperaba ser completamente funcional para el tiempo de los dulces navideños, se dieron cuenta de la realidad cuando el sistema comenzó a tener problemas en la primera mitad del año siguiente.
Los vendedores tuvieron que ordenar productos de otra compañías como Nestle para mantener a sus clientes contentos, mientras que Hershey`s fue dejado fuera de inventarios desde Halloween hasta pascua.

A pesar de las elecciones presidenciales del 2000, Halloween fue menos problemático para los clientes de Hershey’s y para los clientes finales. La empresa reporto un aumento de 23% sobre el año anterior.
El paso del tiempo, permitió a la compañía solucionar sus problemas con los nuevos sistemas ERP adquiridos para modernizarse. Hershey’s también añadió un servicio renovado de distribución en la costa este que ayudó en los períodos de alza de pedidos.
La lección del ejemplo es que usar un período razonable de tiempo para implementar sistemas, nos evita problemas, sin embargo, los dentistas nunca se quejaran si los dulces no llegan a las tiendas.

Ejemplo 2
Un abrupto cambio: De PC’s a Sistemas de planeación de Recursos Empresariales (ERP) de un solo salto.

Mientras los analistas de la industria analizaban las ventajas del acercamiento al fenómeno de la integración e implementación de sistemas, una compañía ha dado credibilidad a un astronómico salto al futuro.
Quantum es, otra empresa billonaria productora de computadoras de Sillicon Valley. Por una semana, Quantum suspendió sus operaciones: nada de pedidos, nada de distribución, nada de dinero que entrara o saliera de ninguna forma, todo para cambiar completamente de sus obsoletos sistemas a los nuevos Sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP). Después de 1 semana, el sistema probó tener completa funcionalidad operativa y ha estado corriendo perfectamente desde ese entonces.
Quantum ha sido considerado la explosión del acercamiento a la implementación, a pesar de los riesgos, desde octubre de 1992 pero no se quedó atrás seleccionando a su aliado de ERP, Oracle, un año y medio después. Con la adquisición del negocio de almacenamiento de Digital Equipment Corporation en 1994, la necesidad de una red de sistemas de información se volvió más necesaria. Quantum decidió ir con Oracle porque necesitaba pedidos con disponibilidad de promesa de envío (ATP) y Oracle prometió enviarlos. Y por la manera en que funciona ATP, dando la oportunidad a la compañía de tomar la orden, calendarizarla para la entrega y confirmar la transacción inmediatamente, Quantum sabía que necesitaba tener todo el sistema funcionando al mismo tiempo. Los ejecutivos de la compañía sabían que tenía que haber un cambio radical. De hecho, lo justificaron de ser menos riesgoso que un acercamiento en fases. No había otra forma dentro del universo de la rápida mercadotecnia.
Siendo añadidos WARP indudablemente por su trayectoria, como miembros colaboradores, el equipo de Worldwide Ask Replacement Project comenzó su jornada en el verano de 1994. Al principio, el equipo estimó una fecha en 1995 para su salto, pero dificultades en los sistemas los mantuvo sin despegar tan rápido.

El equipo dividió tareas dentro del programa de la organización, subrayando de verde las que eran completadas, de amarillo las que necesitaban refinar detalles o ligeros cambios y las que eran problemas reales de rojo. Cuando el programa mostro mas verdes, la compañía empezó a hacer pruebas. Después de unas cuantas pruebas en el invierno de 1996, el equipo se dio cuenta que el proyecto estaba muy próximo. Después, en abril de 1996, Quantum cerró operaciones para empezar la conversión de los viejos sistemas, a los nuevos. El sistema realizó algunas pruebas de transacciones y todo funcionaba correctamente. El 5 de Mayo el gran proyecto terminó. Todo ha estado funcionando perfectamente desde ese entonces.
Una implementación tan exitosa provoca que muchos analistas de sistemas se queden boquiabiertos. Pero mirando a Quantum, pueden dar ideas a otras compañías de cómo hacerlo bien. Una de las razones por las que el Quantum ha de haber tenido éxito, fue el alto nivel de entrenamiento a los usuarios. La compañía patrocinó entrenamiento obligatorio para los empleados, los cuales duraron de 2 a 4 semanas y al finalizar debían realizar un examen antes de poder regresar a su trabajo normal. Esto significaba que nadie podía estar sentado en su escritorio con una cara de confusión. Quantum también hizo muchos esfuerzos para mantener la alta moral de los empleados en los procesos de la implementación del proyecto, hasta tener a los ejecutivos de la compañía lavando los coches de los trabajadores.
Otra especulación acerca de esta favorable transición al ERP, es que Quantum no intento recortar costos. Si una compañía no revela cuánto dinero gastó en la actualización de los sistemas, indica que fue bastante costoso, tan costoso como empezar una nueva línea de productos. Probablemente fue esa actitud de disponibilidad a pagar por los detalles extra lo que realmente funcionó al final.
Cualesquiera que fueran las razones, nadie parece debatir la decisión de ir con la corriente mientras los nuevos sistemas permiten a los usuarios planear pedidos, distribución y confirmar entregas en un parpadeo. Quantum está feliz de haber hecho una explosión por sí mismo, en el mundo de Silicon Valley.

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